Alles wat je als werkgever moet weten over opbouw, opname en verval van vakantie-uren.
Een werknemer bouwt tijdens zijn arbeidsovereenkomst vakantie uren op. Deze vakantie uren kan de werknemer vervolgens weer gebruiken om bij te komen van zijn arbeidsinspanningen (recuperatiefunctie). Van de werkgever wordt verwacht dat deze een deugdelijke administratie bijhoudt van de vakantie-uren. Feitelijk moet een werkgever deze administratie met één druk op de knop inzichtelijk kunnen maken voor de werknemer. Toch zijn vakantie-uren nog regelmatig een bron van discussie tussen werkgever en werknemer. In combinatie met langdurige arbeidsongeschiktheid en/of een arbeidsconflict, is het goed om als werkgever de administratie van de vakantie-uren goed op orde te hebben.
Recht op vakantiedagen
Werknemers hebben wettelijk gezien standaard recht op 20 vakantiedagen naar rato van het dienstverband.
De werknemer bouwt zijn vakantierechten van dag tot dag op. Formeel gezien krijgt een werknemer dus niet aan het begin van het jaar een aantal vakantiedagen toegekend.
Je kunt op twee manieren de wettelijke vakantiedagen berekenen:
- Procentuele basis
Het wettelijk aantal vakantiedagen per jaar is minimaal 4 keer de overeengekomen wekelijkse arbeidsduur, dit is gelijk aan een percentage van 7,6923 over de betaalde uren. De werknemer bouwt dus over elk betaald uur 0,076923 vakantie-uren op.
Voorbeeld: Een vakantiewerker die 25 uur per weekt werkt gedurende 8 weken heeft recht op (25 x 0,076923 x 8 weken = ) 15,38 vakantie-uren.
Uitgangspunt bij de berekening van het percentage vakantie-uren is een werkweek van 38 uur:
38 x 4 = 152 wettelijk minimum vakantie-uren
38 uur x 52 weken = 1976 uur verloonbaar per jaar
152 / 1976 = 0,076923 = Voor het berekenen van het percentage vermenigvuldig je met 100 = 7,6923%
Over elk betaald uur wordt er 7,6923 % aan vakantie-uren opgebouwd.
- Niet-procentuele basis
Op grond van lid 1 (van artikel 7:634 BW) heeft een medewerker die 200 uur heeft gewerkt gedurende 8 weken ofwel ( 200 / 8) 25 uur per week gedurende genoemde periode recht op (25 x 4 / 52 weken x 8 weken =) 15,38 vakantie-uren.
Op basis van een cao, zoals de cao MITT, heeft een medewerker vaak recht op meer vakantiedagen. Dit zijn dan bovenwettelijk vakantiedagen. Het is dan ook belangrijk om de cao te raadplegen voor wat betreft het recht op vakantiedagen van medewerkers.
Extra werken
Als een werknemer op basis van een vakantiejaar meer werkt dan zijn basisuren, dan worden over de meer gewerkte uren ook vakantie-uren opgebouwd. Over meeruren bouw je volgens cao MITT vakantie-uren op, maar over overuren bouw je geen vakantie-uren op.
Opnemen en vaststellen
Een werknemer heeft de mogelijkheid en het initiatief om vakantie aan te vragen. Dit gebeurt veelal schriftelijk. Een werkgever heeft de verplichting om binnen twee weken te reageren op het verzoek, doet hij dit niet dan wordt de vakantie vastgesteld conform de wensen van de werknemer.
De werknemer heeft per kalenderjaar recht op twee weken aaneengesloten vakantie.
Er kunnen zwaarwichtige bedrijfsbelangen zijn om een vakantie aanvraag te weigeren. Deze weigering dient binnen de termijn van twee weken schriftelijk kenbaar te worden gemaakt aan de werknemer. Als de werkgever de vakantieaanvraag van de werknemer op grond van zwaarwichtige redenen afwijst, dan moet de werkgever wel een alternatief aanbieden dat vergelijkbaar is met de oorspronkelijke vakantieaanvraag.
Als zich in de onderneming onvoorziene omstandigheden voordoen waardoor de werknemer niet kan worden gemist, dan heeft de werkgever de bevoegdheid om op zijn eerdere instemming met de vakantie aanvraag terug te komen. De werkgever moet hiervoor wel zwaarwichtige redenen hebben. Of de werkgever de werknemer mag vragen om hier mee in te stemmen is afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Als de vakantie wordt ingetrokken is de werkgever gehouden om eventuele annuleringskosten te vergoeden.
Een werkgever is niet verplicht een werknemer een voorschot op zijn vakantiedagen te geven. De werknemer die een maand heeft gewerkt, heeft niet het recht om dan al twee weken vakantie op te nemen. Vaak zijn werkgevers coulant en staan het de werknemer toe om de vakantiedagen die hij nog niet heeft opgebouwd al op te nemen. Maar werkgevers mogen het verzoek van een werknemer om vakantiedagen die nog niet zijn opgebouwd op te nemen wel weigeren.
Verplichte vrije dagen
Op basis van de Cao MITT kan de werkgever in overleg met werknemer of de MO verplichte collectieve vakantie vaststellen.
Daarnaast kunnen individuele collectieve vrije dagen aangewezen worden rondom Carnaval, de dag na Hemelvaartsdag, Sinterklaasavond, Kerstavond, Oudejaarsavond of een verbouwing.
Aanvullende afspraken
In een personeelsreglement kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt over de aanvragen van bijvoorbeeld de zomervakantie waarbij er bijvoorbeeld rekening wordt gehouden met de volgorde van aanvraag (wie het eerst komt, wie het eerst maalt), of de werknemer kinderen heeft (gebondenheid aan schoolvakanties) en mogelijk ook met toekenning in een bepaalde periode in het voorgaande jaar.
Ook is het mogelijk om in een personeelsreglement periodes aan te geven waarin er in beginsel geen vakantie kan worden aangevraagd. Hierbij valt – ter illustratie – te denken aan de periode in aanloop naar de feestdagen waarbij het erg druk is en er een volledige bezetting nodig.
Verval vakantiedagen
Als er wordt gesproken over vakantiedagen, dan is daarbij het onderscheid tussen wettelijke vakantiedagen en bovenwettelijke vakantiedagen van belang. De wettelijke vakantiedagen zijn 4 maal de overeengekomen wekelijkse arbeidsduur. De dagen die een werknemer daarboven opbouwt zijn bovenwettelijke vakantiedagen. Deze bovenwettelijke vakantiedagen volgen (veelal) uit de cao en de individuele arbeidsovereenkomst.
Werkt een werknemer bijvoorbeeld 24 uur en heeft hij aanspraak op 115,2 vakantie uren dan is daarvan 96 uur wettelijk (4x wekelijkse arbeidsduur) en 19,2 uur bovenwettelijk.
Wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. In de CAO MITT vervallen de wettelijke vakantiedagen echter 12 maanden na het jaar te zijn opgebouwd. De wettelijke vakantiedagen vervallen niet als de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest om de vakantiedagen op te nemen.
Het vervallen van de wettelijke vakantieuren is volgens (Europese) jurisprudentie niet helemaal vanzelfsprekend. De werkgever moet zich wel inspannen om de werknemer op nauwkeurige wijze en tijdig wijzen op het dreigende verval van (wettelijke) vakantieuren en de werknemer ook daadwerkelijk in de gelegenheid stellen om vakantie op te nemen. Doet de werkgever dit niet, dan vervallen de wettelijke vakantieuren niet.
Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren vijf jaar na het jaar waarin de aanspraak is ontstaan.
Voor de opname van vakantiedagen geldt overigens dat eerst de uren worden opgenomen die als eerst zouden komen te vervallen/verjaren.
Van de werkgever wordt verwacht dat hij een correcte en accurate administratie bijhoudt van de opgenomen en opgebouwde vakantiedagen. Met de verschillende vervaltermijnen en verjaringstermijnen is het zaak om goed bij te houden of een toegekende vakantiedag een wettelijke of bovenwettelijke dag is. Dit kan kosten schelen bij langdurige dienstverbanden.
Met het vervallen van de wettelijke vakantie-uren in combinatie met het opnemen van vakantie-uren tijdens ziekte, wordt beoogd te voorkomen dat er een stuwmeer aan vakantie-uren ontstaat tijdens ziekte. Dit kun je als werkgever dus voorkomen, maar daarvoor moet je als werkgever wel wijzen op het dreigende verval van wettelijke vakantie-uren en de werknemer de gelegenheid bieden om op vakantie te gaan tijdens ziekte.
Vakantiedagen en ziekte
Ook een arbeidsongeschikte werknemer heeft recht op volledige vakantieopbouw tijdens zijn ziekte, mits hij recht heeft op loon tijdens zijn ziekte.
Wachtdagen
Op basis van de Cao Mitt kan gekozen worden voor Afbouwregeling of Wachtdagenregeling. Bij Wachtdagenregeling kan in geval van ziekte van de werknemer een wachtdag worden ingehouden. Over een wachtdag hoeft de werkgever geen loon te betalen. Deze wachtdag mag worden verrekend met bovenwettelijke vakantie-uren.
Vakantie tijdens ziekte
Het is mogelijk dat een werknemer tijdens ziekte vakantie uren opneemt. De werknemer dient hierbij in te stemmen met het afboeken van vakantieuren. Dit voorkomt eventuele latere discussie over het wel of niet toestemming verlenen van de werknemer voor het afboeken van vakantieuren.
De toestemming/ vaststelling wordt door de werkgever verleend als de vakantie geen belemmering oplevert voor de genezing. De werkgever en werknemer kunnen hier navraag over doen bij de bedrijfsarts indien nodig. De bedrijfsarts kan een verklaring van geen bezwaar overleggen.
Tijdens ziekte bouwt een werknemer in ieder geval zijn wettelijke vakantieuren op.
Ziekte tijdens vakantie
Als een werknemer tijdens zijn vakantie ziek wordt dan moet hij dit zo snel mogelijk melden aan de werkgever. Na terugkeer kan de werkgever, in overleg met de bedrijfsarts, beslissen over teruggave van vakantiedagen. De werknemer dient hiervoor een medische verklaring te kunnen overleggen waarin de duur, aard en behandeling van de arbeidsongeschiktheid zijn vermeld.
Einde dienstverband
Als het dienstverband eindigt dan worden de opgebouwde, niet-genoten vakantiedagen uitbetaald.
Bij de uitbetaling van vakantiedagen moet rekening worden gehouden met opbouw van vakantietoeslag en eventuele vaste vergoedingen. Het loonniveau op moment van uitdiensttreding is het uitgangspunt bij uitbetaling van de vakantiedagen. Gebruikelijk vindt de uitbetaling van de eindafrekening uiterlijk binnen een maand na het einde van het dienstverband plaats.
Indien er bij einde dienstverband een negatief vakantiesaldo resteert (er zijn meer vakantiedagen opgenomen dan werknemer feitelijk heeft opgebouwd), hou er dan rekening mee dat deze uren niet zomaar zonder instemming van de werknemer mogen worden verrekend in de eindafrekening.