Dossieropbouw

Dossieropbouw is in arbeidsrechtelijke zin de samenvattende term voor het schriftelijk vastleggen van gesprekken, afspraken, instructies, beoordelingen en waarschuwingen met betrekking tot een medewerker.

Waar begin je mee?

Het is goed om te beginnen met duidelijke individuele afspraken op het gebied van de functie- en taakomschrijving enerzijds en de (collectieve) regels, zoals instructies, in het personeelshandboek anderzijds. Daarnaast is het verstandig om gesprekken te voeren met de medewerker over diens functioneren en daarbij schriftelijk een verbeterplan op te stellen, eventueel in combinatie met scholing.

Tijdens het gesprek is het goed om de medewerker een spiegel voor te houden, vraag hoe hij/zij diens functioneren zelf ziet of bijvoorbeeld zijn toegevoegde waarde voor het bedrijf.

Op het moment dat de werknemer zijn functioneren als goed beoordeelt en de werkgever is het hiermee oneens, dan is het aan de werkgever om heel concreet te benoemen welke tekortkomingen er zijn. Gezamenlijk zullen werkgever en werknemer naar oplossingen en verbeteringen  moeten zoeken.

Verbeterplan 

Vraag aan de werknemer om zelf een concreet verbeterplan op te stellen, al dan niet met hulp van de werkgever. Hiermee wordt voorkomen dat het verbeterplan niet toereikend is.

In het verbeterplan kunnen onder meer de volgende zaken worden opgenomen:

• Hoe gaat de medewerker zijn functioneren verbeteren?
• Welke doelen heeft de medewerker zich gesteld?
• Wat heeft de medewerker aan begeleiding nodig om zijn doelen te realiseren?
• Consequenties indien verbetering niet bereikt wordt.

Het is belangrijk om ook na het opstellen van het verbeterplan te blijven evalueren. Blijf samen in gesprek om het functioneren te verbeteren en leg afspraken schriftelijk vast. Na afloop van het traject zal een beslissing moeten volgen over het dienstverband.

Dossieropbouw is noodzakelijk om een medewerker uiteindelijk te kunnen ontslaan. Ontslag op staande voet zonder dossieropbouw slaagt eveneens zelden.

Dossier voor de rechter 

Met de inwerkingtreding van de Wet werk en zekerheid in 2015 is een goed dossier nog belangrijker geworden. Ontslag wegens in de persoon gelegen redenen kan op slechts twee manieren, ontbinding via de rechter of met wederzijds goedvinden (waarbij afspraken worden gemaakt in een vaststellingsovereenkomst). Bij ontslag wegens in de persoon gelegen redenen kan gedacht worden aan bijvoorbeeld disfunctioneren of verwijtbaar handelen.

Om een medewerker te kunnen ontslaan via de rechter is een goed dossier vereist. Uit het dossier moet voor de rechter duidelijk blijken dat het ontslag terecht is. De rechter heeft weinig beleidsvrijheid en de ontslaggrond zoals disfunctioneren of verwijtbaar handelen moet op zichtzelf voldoende ‘voldragen’ zijn om tot een ontbinding van de arbeidsovereenkomst te kunnen leiden. De rechter kan immers het ontslag niet ‘redelijker’ maken door alleen de transitievergoeding te verhogen. Zonder een goed dossier zal de rechter de arbeidsovereenkomst niet ontbinden.

---

Meer informatie